Comment automatiser les relances de factures impayées dans Dolibarr (guide complet 2026)
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Les impayés vous coûtent du temps et de la trésorerie
Si vous gérez votre facturation avec Dolibarr, vous connaissez la situation : une facture arrive à échéance, le paiement ne vient pas, et il faut penser à relancer le client. Manuellement, c’est chronophage, on oublie, on relance trop tard, et la trésorerie en souffre.
La bonne nouvelle : Dolibarr permet d’automatiser ces relances de plusieurs façons. Ce guide passe en revue les méthodes disponibles, de la plus simple à la plus puissante, pour que vous choisissiez celle qui correspond à votre situation. Nous serons honnêtes sur les limites de chacune.
Méthode 1 — Le module Notifications natif de Dolibarr
Dolibarr inclut un module Notifications qui peut envoyer des emails sur certains événements. C’est le point de départ le plus simple.
Ses limites : il se déclenche sur des événements précis (validation d’une facture, par exemple), mais il ne gère pas nativement la logique « X jours après l’échéance, si toujours impayée ». Pour de la relance d’impayés basée sur un délai, il montre vite ses limites.
Utile si : vous voulez juste notifier à la validation ou à un événement simple. Insuffisant si vous voulez relancer automatiquement selon l’ancienneté de l’impayé.
Méthode 2 — La tâche planifiée native pour les rappels
Les versions récentes de Dolibarr proposent une tâche planifiée (cron) dédiée à l’envoi de rappels pour les factures impayées arrivées à échéance. C’est un cran au-dessus.
Vous configurez un job cron qui s’exécute chaque jour et envoie un email quand une facture atteint l’échéance plus un certain nombre de jours. C’est paramétrable et ça fonctionne sans code.
Ses limites : la logique reste relativement rigide (un offset de jours, un modèle d’email). Dès que vous voulez plusieurs relances échelonnées (J+8, J+15, J+30) avec des messages différents, des conditions sur le montant ou le type de client, ou enchaîner d’autres actions (créer une tâche de suivi, notifier un commercial), vous atteignez le plafond du paramétrage natif.
Méthode 3 — Coder un trigger PHP sur mesure
Pour une logique avancée, l’approche classique consiste à écrire un trigger PHP personnalisé dans Dolibarr : une classe qui réagit aux événements et envoie les relances selon vos règles.
C’est puissant et totalement flexible. Mais c’est aussi : du code à écrire et à tester, une compétence de développeur nécessaire, une maintenance à assurer à chaque montée de version de Dolibarr, et une logique invisible pour ceux qui opèrent l’ERP au quotidien (elle vit dans des fichiers PHP). Pour beaucoup d’entreprises, ce n’est pas accessible sans faire appel à un prestataire.
Méthode 4 — Un éditeur visuel de workflows : Knot Core
Si vous voulez la flexibilité du code sans écrire de code, c’est là qu’un éditeur visuel de workflows entre en jeu. Knot Core est un module Dolibarr gratuit et open source (GPL) qui ajoute un canvas où vous construisez vos automatisations visuellement, directement dans Dolibarr, sans rien envoyer dans le cloud.
Voici comment construire une relance d’impayés échelonnée avec Knot Core.
Le déclencheur. Vous placez un trigger Cron sur le canvas, planifié pour s’exécuter chaque jour. C’est lui qui va vérifier l’état de vos factures quotidiennement. Voir la doc Trigger Cron.
La récupération des factures. Avec le connecteur Dolibarr, vous récupérez les factures clients impayées dont l’échéance est dépassée. Voir Connecteur Dolibarr.
La logique de relance. Avec le connecteur Logique, vous distinguez les cas : facture échue depuis 8 jours, depuis 15 jours, depuis 30 jours. Chaque branche peut envoyer un message différent, du rappel courtois à la relance plus ferme. Voir Connecteur Logique.
L’envoi du mail. Avec le connecteur E-mail (inclus gratuitement dans Knot Core), vous envoyez la relance correspondante, avec les variables de la facture (référence, montant, date d’échéance, nom du client) insérées dans le message. Voir Connecteur E-mail.
Les actions complémentaires (optionnel). Vous pouvez enchaîner d’autres nodes : créer une tâche de suivi, notifier le commercial responsable, journaliser l’envoi.
Le point fort : tester avant d’activer. Avant de mettre tout ça en production, vous utilisez Simulate. Le workflow s’exécute à blanc, sans envoyer un seul email réel ni rien modifier en base. Vous lisez la timeline d’exécution, vous vérifiez que la bonne relance part au bon moment, et seulement quand tout est vert, vous activez. Voir Simulate.
Une fois activé, chaque exécution est tracée dans Suivre les runs, avec son statut, pour que vous gardiez l’œil sur ce qui part. Si vous débutez, le premier workflow est un bon point de départ.
Quelle méthode choisir ?
Pour une notification simple à un événement : le module Notifications natif suffit.
Pour une relance unique basée sur un délai, sans besoin avancé : la tâche planifiée native fait le travail.
Pour des relances échelonnées, conditionnelles, avec des actions enchaînées, et que vous ne voulez pas coder : un éditeur visuel comme Knot Core est le meilleur compromis entre puissance et accessibilité. Et comme c’est self-hosted, les données de vos clients ne quittent jamais votre serveur, contrairement aux solutions cloud type Zapier.
Essayer sans rien installer
Vous pouvez voir Knot Core fonctionner sur une démo en ligne, sans installation : générez un compte de test sur https://knot.tools/try/ et explorez le canvas.
Et si vous voulez l’installer sur votre instance Dolibarr, Knot Core est téléchargeable gratuitement sur https://knot.tools — c’est de l’open source (GPL), sans code d’activation.
Knot Core est en version bêta : c’est utilisable et déjà adopté, et vos retours aident à le faire progresser.
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